【回答者様用】リファレンス記載ガイド
概要
仕事仲間からご依頼を受けたHERP Trustを活用した推薦（リファレンス）の記載手順を解説致します。
リファレンスチェックの目的と流れ
リファレンスチェックの目的
リファレンスチェックはあなたの仕事仲間が現在選考を受けている企業が、候補者のスキルや人物像を、より正確に把握するために実施されます。あなたが記載した推薦状を通じて、企業へあなたの仕事仲間のありのままの姿を伝えてあげて、仕事仲間をサポートしてあげましょう。
リファレンスチェックの流れ
候補者から推薦記載の依頼を受け、選考先の企業が設定した質問内容にご回答ください。
あなたが記載した推薦内容は、候補者の方が現在受けている選考先の企業へ届き、選考における参考情報として活用されます。
※推薦記載時の注意点
回答の保護のため､ブラウザバックやスマートフォン端末の「戻る」機能を利用しないでください｡
厚生労働省が定める「公正な採用選考の基本」と個人情報保護法で定められている「要配慮個人情報」の取り扱いに沿い、下記の事項をご確認いただき、下記に関するご記載はご配慮頂くようにご注意下さいませ。
また判断が難しい場合は、カスタマサポートにて専門のスタッフがご相談を承りますので、お気軽にご相談下さいませ。
採用選考時に配慮すべき事項
＜a．本人に責任のない事項の把握＞ ・本籍・出生地に関すること ・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など） ・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など） ・生活環境・家庭環境などに関すること ＜b．本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること)の把握＞ ・宗教に関すること ・支持政党に関すること ・人生観、生活信条などに関すること ・尊敬する人物に関すること ・思想に関すること ・労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること ・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること ＜c．採用選考の方法＞ ・身元調査などの実施 （注：「現住所の略図等を提出させること」は生活環境などを把握したり身元調査につながる可能性があります） ・本人の適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用 ・合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施 要配慮個人情報
本人の人種、信条、社会的身分、病歴（身体・知的・精神障害、健康診断/遺伝子検査結果、保健指導、診療・調剤情報など）、前科・前歴、犯罪被害情報のほか、本人に不当・偏見が生じないよう、特に配慮が必要な情報。 被疑者または被告人として逮捕、捜索等、刑事事件に関与した場合（結果として無罪となった場合も含む）や少年の非行（疑いを含む）により保護処分等の少年保護事件手続が行われたものも該当する。
【参考】
HERP Trustを利用した推薦記載の操作手順
HERP Trustはオンライン完結型のリファレンスチェックサービスです。スマホやPC上から、候補者への推薦をWEB上で記載可能です。
1.推薦記載の流れを確認
候補者から案内を受けたURLへアクセスするとHERP Trustを利用した推薦記載の流れが表示されます。推薦記載後に、本人確認作業がございますので、本人確認書類等をご用意くださいませ。
2.メールアドレス or Facebookでログインして推薦記載を開始
企業からリファレンスチェックの依頼が来たらあなた専用のURLへアクセスし、利用規約とプライバシーポリシーへ同意頂き、メールアドレスもしくは、Facebookログインにて、推薦の記載を開始できます。
（※推薦の記載を開始するには依頼を受けたあなた専用のURLからログインください）
3.候補者（仕事仲間）への推薦の記載
HERP Trustの推薦記載は4つのセクションに分かれています。
1.候補者との関係性
あなたと候補者の関係性の詳細を入力しましょう。
「候補者の方とどんな関係性の人からの推薦か？」は推薦内容の信用度として非常に重要です。
2.記述式の質問への回答（2ページ目）
企業が候補者について聞きたい質問が表示されます。候補者の方のありのままの姿を記載してあげましょう。
【質問の種類について】 記述式の「非公開質問」「公開質問」の2種類の質問がございます。 （※片方の質問しか設定されていないケースもございます） 非公開質問：回答内容は一切、候補者本人には開示されません。回答は本人へ伝わらないため、弱みや今後の課題なども率直にご記載ください。 公開質問：回答内容が候補者本人へのフィードバックとして開示されます。1on1や評価会議などで相手へ送るように、今後の候補者の成長のためののフィードバックとしてお書きください。 （補足）公開質問は「候補者本人はリファレンスチェックの回答内容を見れない」というリファレンスチェックの心理的負担を減らし、安心感を高めることを目的に設置されています。是非候補者のためを想ったフィードバックをご記載ください。
非公開質問の記載セクション
公開質問の記載セクション
3.選択式の質問への回答（3ページ目）
候補者の行動特性や性格傾向を回答してあげましょう。回答結果は候補者の性格分析へ使われます。
【選択式の質問について】 候補者の業務の傾向や性格特徴について、当てはまる選択肢をお選びください。
選択式の質問は下記の2種類がございます。 （※選択式質問は実施企業のオプションのため、選択式質問がないケースもございます）
1.社会人基礎力について（全10問） 社会人としての基礎能力となる「コミュニケーション」「責任感」「勤怠」等に関連する質問です。最も当てはまる選択肢をお選びください。選択内容は候補者本人には開示されません。
2.性格傾向について（全10問） 候補者の性格傾向についての質問が表示されます。もっと当てはまる選択肢をお選びください。選択内容は候補者本人には開示されません。
1.社会人基礎力について 社会人としての基礎能力に関連する質問です。最も当てはまる選択肢をお選びください。
2.性格傾向について
候補者の性格に関する選択式の質問です。候補者の性格傾向が対となる右と左の選択肢のどちらに寄っているのか選択しましょう。
(参考)任意回答項目
任意でプラスアルファで候補者について、推薦できる項目があれば推薦状を送れます。
回答は必須ではございませんが、追加でご記載頂いた分は、参考情報として選考企業で活用されます。
※任意回答項目の記載は「公開質問」として、候補者本人へもフィードバックとして内容が公開されます｡
4.本人確認とプロフィール入力（4ページ目）
推薦を書き終わると最後に、回答者（あなた）の本人確認とプロフィール入力をお願いしております。
1.本人確認
本人確認書類を撮影した画像データをアップロード下さい。1営業日以内にHERP Trust運営事務局が確認し、本人認証させて頂きます。
本人確認手続きと個人情報の取扱いについて
回答内容の信頼性の担保や不正行為等の防止のため、回答者様に本人確認作業をお願いしております。ご提出頂いた個人情報は、本人確認作業のみに利用され、他一切の第三者提供や外部への開示はありません。ご提出頂いた個人情報は、1営業日以内に本人認証の手続きをさせて頂き、1週間以内に削除されます。また提出は任意となっており、どうしても提出に抵抗がある場合は提出せずに完了とすることもできます。
またサービス運営元の株式会社HERPは、情報セキュリティ管理の国際規格であるISO27001の認証を取得しており、情報の取り扱いにおいて第三者認証基準を担保しております。
より詳細な個人情報の取り扱いはこちらのプライバシーポリシーに基づいて扱われます。
よくある質問
Q. リファレンスチェックの適法性について
リファレンスチェック実施時に候補者様と推薦者に対しては、それぞれ必ずご対応頂く前にサービス内にてリファレンスチェック実施に対する同意を頂く設計のため、個人情報保護法に沿って、法的にも配慮されたクリアなリファレンスチェックとなっております。
Q. 推薦の記載におけるインセンティブについて
申し訳ありませんが、現在、リファレンスチェックにご回答頂いた回答者様には、候補者様と築いた信頼関係を通じて記載にご協力いただいており、具体的な謝礼等のインセンティブはございません。
推薦の記載によって候補者様がより正当に評価され、キャリアを積めるようにご協力頂けますと幸いです。
Q. 推薦情報の取り扱いについて
記載頂いた推薦情報は、候補者様が選考中の企業の選考判断における参考情報として活用させて頂きます。ありのままの候補者様が伝わりますように、よりフラットな視点でご記載頂けますと幸いです。